POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y USO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y USO DE DATOS PERSONALES

Vigencia 24/05/2021                                                                                                              Versión: 01

GSL OCUPACIONAL S.A.S

NIT. 900674688 – 3

En cumplimiento de las disposiciones legales, GSL OCUPACIONAL SAS se permite expedir la siguiente política de privacidad y uso de datos personales. En esta, se estipulan los lineamientos que se deben acatar para las actividades de captar, usar, almacenar y proteger los datos personales de los usuarios, esto implica una conducta ética y responsable con el fin de proteger la privacidad de los usuarios

OBJETIVO

Garantizar el carácter confidencial del manejo de la base de datos, su uso, circulación y seguridad al acceso, así mismo, de la historia clínica ocupacional conforme a los estipulado en la normatividad vigente.

ALCANCE

Es aplicable a toda la base de datos y/o archivos que contengan datos personales, llevados a cabo por el personal de GSL OCUPACIONAL SAS a usuarios, clientes, aliados, proveedores; buscando garantizar el carácter confidencial de los datos sensibles, que solo pueden ser consultados por el propietario y los terceros relacionados con el proceso de atención y sus sistemas de información.

Se podrán impartir sanciones so pena de incumplimiento de esta misma ya sea a nivel laboral amparado en el artículo 58 numeral 1 del código sustantivo del trabajo, o contractual, basado en los deberes y obligaciones del contratista o alguna clausula penal.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

 Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento. Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Términos y condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data, por ser titular de los Datos Personales correspondientes.

Transferencia: Es el Tratamiento que implica la comunicación de Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transmisión: Es la actividad de Tratamiento mediante la cual se comunican Datos Personales, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

Tratamiento: Es toda operación o conjunto de operaciones, electrónicas o no, que permitan la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

PRINCIPIOS APLICABLES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, GSL OCUPACIONAL S.A.S., actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales y aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios:

1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: GSL OCUPACIONAL S.AS., informará de manera concreta, precisa y previa al Titular la finalidad del tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legitima de acuerdo a la constitución política y la Ley.
3. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. PRINCIPIO VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento por parte de GSL OCUPACIONAL S.A.S. de los datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GSL OCUPACIONAL S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En virtud de este principio, GSL OCUPACIONAL S.A.S., deberá ofrecer como mínimo la siguiente información al Titular:

• El propósito del procesamiento de los datos personales
• A quien se podrán revelar los datos
• Como el titular puede ejercer cualquier derecho que le otorgue la legislación sobre la protección de datos.
• Toda la información necesaria para el justo procesamiento de los datos.

1. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
2. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por GSL OCUPACIONAL S.A.S. será objeto de protección mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
4. PRINCIPIO DE CELERIDAD: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa.

TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS

GSL OCUPACIONAL S.A.S., utiliza la información captada por el personal en el proceso de atención de los usuarios y clientes para llevar a cabo el proceso de atención médica y asistencial, facturar y gestionar cobros ante el responsable de pagos, así mismo esta información podrá ser usada con fines administrativos tales como auditorias, facturación, contabilidad y gracias al consentimiento del propietario de la información se podrán adelantar procesos de investigación estadística, campañas de prevención y promoción.

Así mismo se podrá utilizar para los siguientes fines:

1. Realizar actividades relacionadas con los servicios de salud y seguridad en el trabajo que se prestan en GSL OCUPACIONAL S.A.S.,
2. Contactar a los usuarios a través de medios telefónicos, físicos, personales y/o electrónicos.
3. Crear y gestionar bases de datos (incluyendo bases de datos en relación con los datos sensibles) para la prestación de los servicios propios de GSL OCUPACIONAL S.A.S., en cumplimiento de la normatividad vigente. GSL OCUPACIONAL S.A.S., no comparte esta información con ninguna persona ajena o no autorizada de acuerdo con la legislación y la jurisprudencia vigente; no obstante, podrá compartirse o suministrarse información con las autoridades judiciales o administrativas que en ejercicio de sus atribuciones legales lo soliciten o con autoridades sanitarias.

DATOS SENSIBLES

GSL OCUPACIONAL S.A.S., prohíbe a sus médicos y colaboradores directos o indirectos divulgar datos considerados como sensibles en la constitución y la ley, tales como origen racial o étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales gubernamentales o no, organismos de derechos humanos, convicciones religiosas, orientación sexual, datos biométricos o de salud, etc., los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, en especial cuando se trata de niños menores de edad y adolescentes. Está prohibido el tratamiento de los datos sensibles, con excepción de los casos explícitamente señalados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 es decir en los casos en que:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los casos en que el Tratamiento de datos sensibles sea posible, debe cumplirse las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. Sin embargo, al momento de la recolección de los mismos, el paciente se encuentra en la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

DERECHOS QUE LE ASISTE AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos que posea GSL OCUPACIONAL S.A.S. tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

El ejercicio del Habeas Data expresado en éstos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular de los datos personales, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

1. DERECHO DE ACCESO: Este derecho comprende la facultad del Titular de los datos a tener acceso gratuito y de obtener toda la información respecto a sus propios datos personales, sean parciales o completos y del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento y la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales.

1. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN: El Titular tiene el derecho de realizar actualizaciones de sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
2. DERECHO DE RECTIFICACIÓN: El Titular de los datos personales tiene la facultad de solicitar la rectificación de los datos que resulten inexactos, incompletos o inexistentes.
3. DERECHO DE CANCELACIÓN: El Titular de los datos tiene el derecho de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
4. DERECHO A LA REVOCATORIA DEL CONSENTIMIETO: El Titular de los datos personales tiene derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a GSL OCU0PACIONAL S.A.S. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
5. DERECHO DE OPOSICIÓN: Comprende la facultad del Titular de los datos de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.
6. DERECHO A PRESENTAR QUEJAS Y RECLAMOS O A EJERCER ACCIONES: El Titular de los datos personales tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a GSL OCUPACIONAL S.A.S. conforme a la Ley 1581 de 2012.
7. DERECHO A OTORGAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS: En desarrollo del principio del consentimiento informado el Titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en GSL OCUPACIONAL S.A.S.

De manera excepcional esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

1. a) Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales o por orden judicial.
2. b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
3. c) En casos de emergencia médica o sanitaria.
4. d) Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. e) Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del Titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

GSL OCUPACIONAL S.A.S., sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.

No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GSL OCUPACIONAL S.A.S., informa a sus pacientes y usuarios que ha adoptado e implementado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento indebido o acceso no autorizado.

CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

GSL OCUPACIONAL S.A.S., se compromete acatar en toda su extensión la Ley de protección de datos personales y garantiza que el propietario de la información tenga la oportunidad de conocerla, actualizarla y solicitar la supresión de sus datos, cuando esto sea procedente, a través del procedimiento definido.

MODIFICACIONES Y NUEVAS VERSIONES:

GSL OCUPACIONAL S.A.S., se reserva el derecho de modificar su política de protección y tratamiento de datos personales, cuando las circunstancias o la ley lo aconsejen u ordenen; caso en el cual la modificación se dará a conocer a través de los medios que se consideren idóneos para el caso, se recomienda a todos los usuarios que revisen la política de protección y tratamiento de datos personales con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada, siendo en todo caso responsabilidad del usuario su lectura.

Nota: para verificar la versión de la política, se puede constar la versión y fecha de expedición en el título de esta política, entendiéndose que el documento publicado en la dirección www.gslocupacional.com  es el documento vigente y aprobado por la Gerencia.